vol.72「テレワークの生産性向上にはそのマナー・ルールの確立が有効」

【今週のトピックス】

弊社のお客様の中には弊社の執務スペースを用意されない会社もあり、そ
うした案件ではコロナ禍の以前からテレワークを中心に執務しています。
テレワークの難しい所はちょっとした会話ができない所にあると感じてい
ました。コロナ禍でテレワークが普及した事もあり、こうした悩みを持つ
会社は増えてきている様です。そうした中でテレワーク環境下での社内コ
ミュニケーションのマナーやルールを確立させようとしている企業が出て
きています。今回はそうしたマナーやルールで参考になりそうなものを取
り上げます。

NTTコミュニケーションズはコミュニケーションの種類をオンライン会議
や電話等の対話者がお互いの時間を共有しリルタイムで話をする同期コミュ
ニケーションと、メール・チャット等の対話者が自分の都合の良い時に返
答をする2.非同期コミュニケーションの二つに分類し、それぞれの特性や
障害に応じたマナー・ルールを提唱しています。この分類はシンプルかつ
良く整理されているので、これらに即してお話していきます。

テレワーク下での同期コミュニケーションの障害の一つには相手の様子が
見えないので声を掛けるのをためらってしまい、そこで必要な情報が得ら
れる業務がスタックしてしまうという点が挙げられます。これを解決する
ルールが「ためらわずに聞く」です。また聞きやすい環境を作るにはチャッ
トツールのステータス表示の活用をルール化し、応対可の時はその旨を表
示させる事を徹底させ、応対可の時は遠慮無く話しかけて良いとするのが
良いでしょう。特にリーダークラス以上など他のスタッフから質問・確認
を受ける立場の方は、忙しかったり、自分の仕事に集中したかったりする
かもしれませんが、その責任においてそうした質問・確認を受ける時間を
1日の中である程度確保する必要があります。可能であれば曜日毎にその
時間帯を明確にしておくと、メンバーもコミュニケーションが諮りやすい
かと考えます。

テレワーク下での同期コミュニケーションにおけるもう一つの障害は話し
かけられる方が集中を妨げられるという点です。弊社ではテレワーク下で
のコミュニケーションのマナー・ルールが徹底されておらず、良くチャッ
トで「今話せますか」という確認が入ります。チャットの通知機能をオフ
にしていないと、これだけでも集中が切れてしまいますし、話せない時に
いちいち返答するのは手間となり、余計に集中がそがれてしまいます。こ
れを回避するには、こちらもチャットのステータス表示を活用し、応対可
以外の時には話しかけないのをマナーとするのが良いかと存じます。また、
ある会社ではこうした時に話しかけられた人は応答・コールバック不要と
しています。考え方としては、話しかけられた方の負担を減らし、話しか
けた方が必要としているのであれば再度掛けなおすかかチャット等でメッ
セージを残す等、必要としている人が行動すべきというものです。

ビデオチャットが普及する中で一つのテーマはビデオ表示をルール化する
か否かです。上司と部下という会話の場合、上司としては表情も含めて様
子を確認したいのでルール化したい所かと思いますが、ここは我慢してビ
デオの利用は個人の判断に任せるとした方がテレワークの普及につながる
と考えます（筆者は相手に好印象を持ってもらいたいので基本的にはビデ
オ表示をオンにしていますが。。。）

長くなりましたので今回はここまでとし、次回は非同期コミュニケーショ
ンのマナー・ルールについてお話します。

参考）西村 崇「『テレワーク環境下で気軽に声をかけられない』、課題
解決に効くマナーとルール」日経クロステック、2022年1月19日
（https://active.nikkeibp.co.jp/atcl/act/19/00355/021600001/
閲覧日：2022年4月3日）

2022.5.13